EI会议论文模板与格式要求：投稿前的必备检查清单

引言：为什么需要EI会议论文模板与格式要求？

EI（Engineering Index，工程索引）是由Elsevier维护的工程技术领域学术文献数据库，收录高质量的会议论文和期刊文章。EI会议论文因其快速发表周期和广泛的学术认可度，是许多研究者发表阶段性成果的重要途径。然而，EI会议对论文格式和内容的严格要求使得投稿前准备尤为关键。不符合格式的论文可能被直接拒稿，影响发表进程。本文提供EI会议论文模板与格式要求的全面指南，并附上投稿前检查清单，帮助研究者高效准备论文，确保符合EI收录标准。

一、EI会议论文模板概述

大多数EI会议采用IEEE或类似组织的标准模板（如IEEEtran），以确保论文格式统一，便于出版和EI数据库收录。以下是常见模板特点：

• 来源：IEEE提供官方会议论文模板（Word和LaTeX格式），可从IEEE官网（www.ieee.org/conferences/publishing/templates.html）下载。

• 目的：统一格式，规范标题、作者信息、摘要、正文、参考文献等，确保IEEE Xplore和EI Compendex收录无误。

• 文件类型：论文需提交PDF格式，所有字体必须嵌入，推荐使用Times New Roman字体。

• 注意事项：模板中包含指导文本（如“请删除此段”），投稿前必须移除，否则可能导致拒稿。

二、EI会议论文格式要求

EI会议论文需严格遵循格式要求，以下是详细说明，基于IEEE和其他EI会议标准（如ICME、PowerAfrica）：

1. 页面设置

• 纸张大小：US Letter（8.5×11英寸），不得使用A4格式。

• 页边距：

  • 顶部：0.75英寸（19mm）

  • 底部：1英寸（25.4mm）

  • 左右：0.625英寸（15.9mm）（IEEEtran模板已内置）。

• 页数限制：

  • 常规论文：通常不超过6页，部分会议允许额外付费增加1-2页（如PowerAfrica）。

  • Demo/短篇论文：不超过2页（如ICME Demo）。

• 注意事项：不得在页边距外放置文字、图表或公式，避免覆盖版权标签或页码。

2. 字体与排版

• 字体：

  • 正文：Times New Roman，10pt，推荐使用模板内置字体。

  • 标题：Georgia Bold，20pt（部分会议如ICIS要求），或IEEEtran的默认14pt。

  • 脚注/参考文献：9pt（如IEEEtran）。

• 行距：正文双倍行距，段落间距6pt，段落首行不缩进。

• 标题格式：

  • 标题居中，主标题不得全大写，仅主要单词首字母大写（如“A Novel Approach to Machine Learning”）。

  • 子标题（如适用）使用小字体，不得出现在IEEE Xplore元数据中。

• 注意事项：

  • 避免使用非英文字体（如中文、日文），否则审稿人可能无法正常查看。

  • 确保所有字体嵌入PDF（在PDF生成时设置“Embed All Fonts”）。

3. 论文结构

EI会议论文需包含以下核心部分：

• 标题：简洁明了，不含符号、公式或特殊字符，100字符以内。

• 作者信息：

  • 列出所有作者的全名（推荐）或首字母+姓（如J. Smith），不得全大写姓氏。

  • 包括单位名称、城市、国家和邮箱地址/ORCID。

  • 多作者同单位时，避免重复列出单位信息，使用模板内置格式。

• 摘要：

  • 字数：100-150字（部分会议如ICME要求），简述研究目标、方法和主要成果。

  • 不得包含公式、图表、参考文献或脚注。

• 关键词：3-5个，反映研究主题，便于检索（如“machine learning, neural networks”）。

• 正文：

  • 包含引言（Introduction）、方法（Methodology）、结果（Results）、讨论（Discussion）等。

  • 清晰阐述研究目标、创新点和具体成果。

• 参考文献：

  • 遵循IEEE引用格式（如[1]、[2]），不得使用APA风格的“(Name, Year)”格式。

  • 确保所有文中引用的文献列入参考列表，且列表中的文献均被引用。

  • 示例：

    [1] Y. Yorozu, M. Hirano, K. Oka, and Y. Tagawa, “Electron spectroscopy studies on magneto-optical media and plastic substrate interface,” IEEE Transl. J. Magn. Japan, vol. 2, pp. 740–741, Aug. 1987.
    [2] E. H. Miller, “A note on reflector arrays,” IEEE Trans. Antennas Propagat., in press.

• 版权声明：

  • 页面底部添加IEEE版权标签（如“978-1-6654-XXXX-X/25/$31.00 ©2025 IEEE”），但投稿初稿需删除模板中的空版权标签。

• 页眉/页脚：

  • 页眉：短标题（不超过8个词，如ICIS要求）。

  • 页脚：包含会议信息（如“Forty-Fifth International Conference on Information Systems, Nashville, Tennessee 2025”）。

• 图表与公式：

  • 图表需编号（如Figure 1、Table I），标题置于图表下方（图）或上方（表）。

  • 公式使用Times New Roman或Symbol字体，避免“Float over text”。

  • 确保图表不超出页边距，图像分辨率至少300dpi。

4. 文件要求

• 格式：提交PDF文件，文件大小通常不超过100MB。

• 字体嵌入：确保所有字体嵌入，生成PDF时检查“Properties > Fonts”确认。

• 匿名要求：

  • 部分会议（如ICME）要求双盲评审，论文中不得包含作者姓名、单位或可识别信息。

  • 检查Word文件属性，移除个人元数据（如Tools > Options > Security > Remove personal information）。

• 补充材料：部分会议允许提交补充材料（如PDF或ZIP，最大20MB），需遵循相同格式要求。

三、投稿前检查清单

为确保论文符合EI会议要求，投稿前需逐项核查以下清单：

1. 模板与格式

• 使用官方IEEE会议模板（Word或LaTeX），移除所有指导文本。
• 纸张大小为US Letter（8.5×11英寸），非A4。
• 页边距符合要求（顶0.75英寸、底1英寸、左右0.625英寸）。
• 正文字体为Times New Roman，10pt，标题和脚注字体正确。
• 标题居中，主单词首字母大写，无符号或公式。
• 页数不超过6页（或会议指定页数），图表不超出页边距。

2. 论文内容

• 摘要100-150字，无公式、图表或参考文献。
• 关键词3-5个，反映研究主题。
• 作者信息完整（姓名、单位、城市、国家、邮箱），格式符合模板。
• 参考文献使用IEEE格式，所有引用与列表一致。
• 正文清晰阐述研究目标、创新点和结果，结构完整。

3. 文件准备

• 提交PDF文件，所有字体嵌入，文件大小不超过100MB。
• 双盲评审的会议已移除作者信息和元数据。
• 图表编号、标题正确，图像清晰（300dpi以上）。
• 公式使用Times New Roman或Symbol字体，无“Float over text”。
• 删除模板中的空版权标签，页脚包含会议信息。

4. 投稿流程

• 通过会议指定系统提交（如EasyChair、CMT），非邮件或传真。
• 准备摘要文本（100-150字，ASCII格式）用于在线提交。
• 检查会议是否要求补充材料（如视频、数据集），并按要求准备。
• 确认作者是否需担任审稿人（如ICME要求），提供审稿人信息。
• 提交前获得公司/政府批准，确保无版权冲突。

5. 其他要求

• 论文为原创，未在其他会议或期刊发表，无一稿多投。
• 确保至少一位作者注册会议并亲自展示论文，否则可能不被IEEE Xplore收录。
• 检查语言质量，必要时使用专业编辑服务（如Elsevier Language Editing）。
• 提交后保存确认邮件，记录投稿ID。

四、实用建议

1. 下载并使用官方模板

• 访问IEEE官网（www.ieee.org/conferences/publishing/templates.html）或Overleaf（www.overleaf.com/gallery/tagged/ieee-official）获取最新模板。

• LaTeX用户：使用IEEEtran.cls，检查文档类为\documentclass[conference]{IEEEtran}。

• Word用户：直接使用模板文件，避免手动调整格式。

2. 提前验证格式

• 使用IEEE PDF eXpress（部分会议提供）检查PDF是否符合要求，生成IEEE Xplore兼容文件。

• 生成PDF后，检查“Document Properties > Fonts”，确保所有字体嵌入。

3. 与会议组织者沟通

• 查阅会议官网的“Call for Papers”或“Author Instructions”，确认具体要求（如页数、匿名规则）。

• 如有疑问，联系程序主席或投稿系统支持（如EasyChair支持邮箱）。

4. 避免常见错误

• 格式错误：如使用A4纸张、页边距不当或字体不一致，直接导致拒稿。

• 匿名违规：双盲评审会议中包含作者信息会导致直接拒稿。

• 内容不足：论文需明确创新点和具体成果，否则可能被认为缺乏学术价值。

5. 使用参考文献管理工具

• 使用EndNote、Zotero或Mendeley管理IEEE格式参考文献，确保引用准确。

• 检查参考文献是否符合IEEE标准（如期刊缩写、年份格式）。

五、常见问题解答

1. EI会议论文是否必须使用IEEE模板？

• 大多数EI会议推荐IEEE模板，但部分会议（如ICIS）可能有自定义模板。需查阅会议官网确认。

• 若无指定模板，IEEE模板是安全选择，广泛兼容EI收录要求。

2. 如何确保论文被EI收录？

• 确认会议被EI Compendex收录（查看会议官网或Web of Science）。

• 确保论文符合格式要求，亲自展示论文（非展示论文可能不被收录）。

• 提交后关注会议通知，确保论文进入IEEE Xplore或其他EI索引平台。

3. 双盲评审与单盲评审有何区别？

• 双盲：作者和审稿人身份均匿名，需移除论文中的作者信息。

• 单盲：审稿人匿名，作者信息可保留（如ICME Grand Challenge）。

• 查阅会议要求，确认评审类型并相应调整论文。

4. 投稿后可否修改？

• 初稿提交后，修改通常仅限于审稿人要求的修订。重大更改需经程序委员会批准。

• 提交前仔细检查，避免后期修改需求。

六、总结

EI会议论文的成功投稿依赖于严格遵循格式要求和高质量的内容准备。使用IEEE官方模板，遵循页面设置、字体排版和结构要求，结合投稿前检查清单，可显著降低拒稿风险。核心步骤包括：

1. 下载并使用IEEE或其他会议指定模板，移除指导文本。

2. 确保页面设置、字体和结构符合要求，嵌入所有字体。

3. 完成投稿前检查清单，验证内容完整性和原创性。

4. 通过指定系统提交，遵守会议的匿名和展示要求。

通过提前准备、仔细检查和与组织者沟通，你可以高效完成EI会议论文投稿，提升录用和EI收录的机会。希望本指南助你在学术发表中取得成功！