在 Microsoft CMT、EDAS 或 EasyChair 等系统提交完会议论文后，许多作者几乎每天都会登录系统刷新后台。然而，两三周甚至一个多月过去了，状态栏依然纹丝不动地显示为 “Submitted”。

“为什么还没变成 Under Review？”

“是不是编辑把我的论文给漏掉了？”

“我现在要不要发邮件催一下组委会？”

面对迟迟不动的状态，盲目焦虑甚至贸然发信催促，往往会引起程序委员会的反感。弄清楚会议系统的运作机制，才能做出最稳妥的应对。

国际学术会议投稿系统状态长期处于Submitted时的判断标准、催稿时机与应对策略决策树

1. 破除误区：会议系统的“Submitted”和期刊完全不同

很多新手的焦虑，源于把学术期刊的审稿习惯套用在了学术会议上。

  • 学术期刊（滚动流转）：期刊是来一篇审一篇。状态通常会经历 Submitted to Journal $\rightarrow$ With Editor $\rightarrow$ Under Review $\rightarrow$ Required Reviews Completed。每一步推进，系统都会实时变动。

  • 学术会议（集中批量处理）：绝大多数国际会议采用的是“批处理”模式。在最终投稿截止日（Submission Deadline）之前，哪怕您提前一个月投进去，系统也不会开启外审。

  • 前端状态静默：为了防止作者推测审稿进度，许多会议系统（尤其是 CMT）在默认设置下根本不会向普通作者开放详细流转状态。在后台，程序委员会（TPC）可能早已给您的论文分配了 3 位审稿人，审稿专家甚至已经在系统里提交了评分，但在作者端的控制台界面上，状态依然会定格显示为 “Submitted”，直到最终放榜那天直接跳变为 “Accepted” 或 “Rejected”。

2. 对照时间轴：如何判断状态是否真的“异常”？

遇到状态卡在 Submitted，首先翻出会议官网的 Important Dates（重要日期），核对以下两个时间节点：

  • 情况一：尚未到达官方通知日（Notification Date）

    • 研判：100% 属于正常现象。

    • 应对：无论 Submitted 持续了 3 周还是 2 个月，只要还没到官网白纸黑字公布的录用通知日，就绝对不要发邮件催问。此时盲目发信，不仅无法加速审稿，还会增加组委会秘书处处理日常事务的负担。

  • 情况二：已过通知日 1 至 2 周，状态仍为 Submitted 且未收到任何邮件

    • 研判：出现流程延误。

    • 可能原因：由于部分审稿人严重拖延（Reviewer Delays），或者领域主席（Area Chair）在汇总分歧意见时耗费了额外时间；也有可能是因为某些作者未如实披露大模型使用情况触发了人工复核，导致整批结果推迟发布。

    • 应对：首先仔细翻查投稿邮箱的垃圾邮件箱（Spam）与系统通知绑定邮箱。确认完全无信件后，可以启动合规的催问流程。

3. 逾期催稿实操：得体写好一封“进度询问信”

若确实已过结果公布日 7 到 10 个工作日，应由论文的通信作者（Corresponding Author）或第一作者，使用注册投稿系统的高校官方邮箱，向会议秘书处（Conference Secretariat）或出版主席礼貌发送一封 Status Inquiry 邮件。

邮件撰写三大原则：

  1. 标题醒目明确：直接包含 [Inquiry regarding Paper ID: XXXX] Status Update Request。

  2. 语气谦逊克制：不要使用质问或催促的口吻，重点表达“理解组委会工作繁重”，并客观说明“因课题安排/差旅申报需要提前知晓时间线”。

  3. 关键信息齐全：正文中清晰列出 Paper ID、完整文章标题（Paper Title）以及所有作者姓名。

参考英文邮件模板：

Subject: Inquiry regarding Paper #[Your Paper ID] Status - [Your Conference Acronym 2027]

Dear Conference Committee / Track Chairs,

I hope this email finds you well.

I am writing on behalf of my co-authors to respectfully inquire about the current status of our submission:

  • Paper ID: #[Your Paper ID]

  • Title: [Your Full Paper Title]

  • Track: [The Track You Submitted to, e.g., Main Track]

We understand that managing the peer-review process involves a tremendous amount of effort, especially with the high volume of submissions this year. As the scheduled notification date ([Original Notification Date]) has passed, we would be very grateful if you could provide a brief update on when the review results might be expected, as we need to prepare the travel and project timeline accordingly.

Thank you very much for your time, assistance, and dedication to the conference.

Warm regards,

[Your Name]

[Your Affiliation]

[Your Contact Email]

4. 严守底线：不可贸然一稿多投或私自放弃

在未收到组委会正式的 Reject 邮件或书面撤稿确认函（Withdrawal Confirmation）之前，绝对不能因为状态卡住就擅自将该论文改投其他期刊或会议。

系统后台的 Submitted 极有可能正处于多方交叉评审的收尾阶段。一旦您私自转投他处，极易导致两边同时录用或被查重系统抓取，直接坐实“一稿多投（Duplicate Submission）”的学术不端指控。如果因客观死线（如毕业答辩）确实等不起，必须先向组委会正式发送邮件申请撤稿，在收到官方明确的“已移出系统”书面回复后，方可另投他处。