在投递 IEEE、ACM 等顶级学术会议或提交 Camera-Ready 终稿时，很多作者都会卡在出版商的在线质检系统（例如 IEEE PDF eXpress、EDAS 或 CMT 格式检查器）上。上传 PDF 后，系统往往会弹出一行刺眼的红色错误报告：

“Error: Font [FontName, e.g., Helvetica/TimesNewRomanPSMT] is not embedded.”（错误：字体未嵌入。）

这个报错会导致稿件直接被系统驳回，无法生成官方合规凭证。

为什么会出现这个问题？在最常用的 Microsoft Word 和 Adobe Acrobat Pro 中，到底该如何一键彻底解决？

国际学术会议Main Track主会与Workshop专题研讨会在录用率、评审难度、篇幅限制与出版检索上的核心区别对比图

1. 为什么出版商死磕“字体嵌入”？

在本地电脑上阅读 PDF 时，哪怕没有嵌入字体，操作系统也会调用本地已安装的字体库进行渲染，肉眼看起来完全正常。

但学术出版商（如 IEEE Xplore）需要将来自全球成千上万篇 PDF 批量转为 XML、HTML 及印刷底版。如果您的 PDF 中包含了未嵌入的字体，出版商的排版引擎在脱离您个人电脑的环境后就会产生字符乱码、公式符号丢失、排版错位（尤其是下角标和希腊字母）。因此，“所有字体 100% 嵌入（Embedded Subset）”是国际学术出版的刚性红线。

2. 在 Microsoft Word 中从源头彻底解决

如果您的论文是用 Word 排版的，无需借助第三方复杂插件，按照以下两步设置即可导出合规的 PDF：

第一步：在 Word 选项中开启“字体嵌入”

  1. 打开 Word 文档，点击左上角 “文件” $\rightarrow$ “选项”。

  2. 在弹出的设置窗口左侧选择 “保存”。

  3. 滑动到最下方，找到 “在文件中嵌入字体”，勾选该选项。

  4. 关键细节：

    • 取消勾选“仅嵌入文档中使用的字符”（建议让其完整嵌入或保持默认）。

    • 取消勾选“不嵌入常用系统字体”（很多系统默认把 Times New Roman、Arial 当作常用字体而不嵌入，这正是报错的元凶，必须取消勾选）。

  5. 点击“确定”保存设置。

第二步：导出符合规范的 PDF（利用 PDF/A 标准）

不要直接使用虚拟打印机打印，建议采用官方标准导出：

  1. 点击 “文件” $\rightarrow$ “导出” $\rightarrow$ “创建 PDF/XPS 文档”（或“另存为”选择 .pdf）。

  2. 在弹出的保存窗口中，点击右下角的 “选项（Options）...” 按钮。

  3. 在选项弹窗底部，勾选 “符合 ISO 19005-1 标准 (PDF/A)”。

    • PDF/A 是国际档案级 PDF 规范，该规范会强制将文档中用到的所有文字、符号字体 100% 嵌入到 PDF 二进制结构中。

  4. 点击“确定”，然后点击“发布/保存”。

3. 已生成 PDF？在 Adobe Acrobat Pro 中快速修复

如果您手头只有现成的 PDF 文件，或者文中插入的 Visio 图表、Matplotlib 数据图里含有缺失字体，可以使用 Adobe Acrobat Pro（专业版） 进行一键压制嵌入：

方法一：使用“印前检查（Preflight）”一键自动修复（最推荐）

  1. 用 Adobe Acrobat Pro 打开出现报错的 PDF。

  2. 在右上角或工具面板中搜索并打开 “印前检查（Preflight）”（或进入“工具” $\rightarrow$ “印刷制作” $\rightarrow$ “印前检查”）。

  3. 在弹出的面板中，选中“PDF 修正（PDF Fixups）”或在右上角搜索框中直接输入关键词：embed fonts（嵌入字体）。

  4. 找到规则项：“嵌入缺少的所有字体（Embed missing fonts）”。

  5. 选中该项，点击右下角的 “分析并修复（Analyze and fix）”。

  6. 系统会提示您另存为一个新文件，保存后 Acrobat 会自动扫描系统字库并将缺失的字体数据硬编码打包进 PDF 中。

方法二：利用 Adobe PDF 虚拟打印机重新压制

如果手头的 PDF 结构复杂无法直接修补，可以通过高保真重打解决：

  1. 用 Acrobat 打开 PDF，按快捷键 Ctrl + P（Mac 上为 Cmd + P）打开打印设置。

  2. 打印机名称选择 “Adobe PDF”。

  3. 点击打印机旁边的 “属性（Properties）”。

  4. 在“Adobe PDF 设置”选项卡中，将“默认设置”调整为 “高质量打印（High Quality Print）” 或 “印刷质量（Press Quality）”。

  5. 点击右侧的“编辑”，在左侧导航栏点击 “字体（Fonts）”，确保勾选了 “嵌入所有字体（Embed all fonts）”。

  6. 点击确定并打印，重新生成一份崭新的 PDF。

4. 提交前的终极自检技巧

在重新将新导出的 PDF 提交至 IEEE PDF eXpress 或投稿系统前，花 5 秒钟进行本地核验：

  1. 用 Adobe Acrobat 或免费的 Adobe Reader 打开修复后的 PDF。

  2. 快捷键按 Ctrl + D（Mac 为 Cmd + D），调出 “文档属性（Document Properties）” 面板。

  3. 切换至 “字体（Fonts）” 标签页。

  4. 逐行查看列表中的所有字体名称：

    • 合格状态：每一个字体后面都必须明确标有 “已嵌入（Embedded）” 或 “已嵌入子集（Embedded Subset）”。

    • 不合格状态：如果发现某个字体后面没有任何括号标注（或者显示为实际字体路径），说明该字体依然处于游离状态，需回到上一步排查插入图表中的特殊文字。

只要字体列表全量显示“已嵌入子集”，重新上传投稿系统即可实现 100%通过。