在国际学术会议的投稿过程中，出于各种不可抗力或客观变故，作者有时会产生撤回手稿（Manuscript Withdrawal）的需求。

常见的撤稿诱因包括：

  • 论文提交后，团队在后续复现实验中发现了不可逆的底层算法漏洞或关键数据错误，结论无法成立；

  • 论文包含尚未脱敏的涉密数据，未通过所在单位或合作企业的伦理/合规保密审查；

  • 多位作者之间在署名顺位、核心贡献归属上出现不可调和的争议；

  • 论文被录用后，因国际差旅经费受限且会议强制要求线下出席汇报，无法完成注册宣讲。

撤稿看似是一项单向的作者权利，但在国际学术出版伦理中，它是一项具有严格程序约束和道德风险的操作。如果处理不当（如未收到撤稿确认前擅自改投他处、或在录用后无故弃会），极易被国际学术组织标记为“学术不端（Academic Misconduct）”或列入审稿黑名单。

规范、安全地撤回一篇会议论文，必须严格把握以下核心原则、时间节点与沟通规范。

 

国际学术会议论文撤稿流程规范、撤稿风险层级评估与一稿多投防范图解

 

1. 绝对红线：警惕因“撤稿时间差”引发的一稿多投（Dual Submission）

在所有撤稿事故中，最严重、也是最具毁灭性的学术不端行为是：“撤稿尚未完成，新投稿已录入系统”。

① 审稿重叠的法律与道德界定

根据 IEEE、ACM、Elsevier 等主流学术出版集团的共同准则：

  • 手稿的有效审稿期，是指从作者点击提交并生成 Paper ID 开始，直到收到出版方官方书面确认撤稿（Withdrawal Confirmation）为止；

  • 如果作者仅在投稿系统中提交了撤稿申请，或者仅单方面发送了一封撤稿邮件，在尚未收到大会主席（PC Chairs）正式回信确认撤稿之前，便将同一篇论文（或高度重合的内容）投往另一个期刊或会议；

  • 由于两大出版系统的审稿周期在时间轴上出现了重叠，在国际学术界的查重与交叉审稿机制下，这将被直接定性为“一稿多投（Simultaneous / Duplicate Submission）”。

[错误操作 (致命红线)]:
发送撤稿邮件 ➔ 立即向新期刊投稿 ➔ 两系统审稿时间发生交叠 ➔ 被判定为【一稿多投】➔ 通报批评并列入黑名单

[合规操作 (安全闭环)]:
发送撤稿申请 ➔ 收到大会主席书面确认回复 ➔ 确认系统状态变更为 Withdrawn ➔ 闭环解除 ➔ 方可改投他处
② 违规一稿多投的严重后果

一旦被组委会判定为恶意一稿多投：

  1. 两处同时拒稿：现有会议与改投的目标期刊/会议将协同直接拒稿；

  2. 通报第一作者及通讯作者单位：出版委员会（Publication Ethics Committee）会向作者所在大学科研处或研究所发函通报；

  3. 施加全出版集团禁发令（Ban）：相关作者在未来 1 至 3 年内，可能被禁止向该学会旗下所有会议及期刊投稿。

2. 会议全生命周期中，各阶段撤稿的难度与影响评估

在不同的审稿与出版阶段发起撤稿，其面临的阻力、道德成本及操作方式完全不同：

撤稿阶段 操作难度 学术信誉影响 核心操作手段与注意事项
阶段 1：截稿前（Before Deadline） 极低 零影响 直接在投稿系统后台点击 Delete 或 Withdraw 即可，系统自动抹除，无需任何解释。
阶段 2：初审静默期（Under Review） 低 可忽略 系统内点击 Withdraw 并附上简短说明；若系统关闭按钮，发信向会务组申请，通常会快速获批。
阶段 3：Rebuttal / 审稿意见下发后 中等 存在争议风险 需警惕被指控“测试分数、套取评审意见”。必须陈述详实的技术或不可抗力理由，切忌直言“分太低不想投”。
阶段 4：正式录用后（Post-Acceptance） 极高 负面印象较深 极大浪费了同行评审与大会版面资源。必须提供全体作者签名的严肃书面说明，否则可能被会议列入关注名单。
阶段 5：签署版权/缴费后（Final / Published） 阻断级 严重负面 触犯已生效的法律版权合同。版面费通常不予退还，且只能走正式的“出版物撤回（Retraction）”程序，档案永久存疑。
① 阶段 2 与阶段 3 的撤稿要点（初审与意见反馈期）

  • 在这个阶段，如果发现数据存在严重硬伤，越早撤稿越好，能够为组委会和审稿专家节约精力；

  • 若在 Rebuttal 期间看到审稿打分较差而决定撤稿，绝对不能在邮件中抱怨“审稿人水平差、打分不公”。应将原因客观归结为“团队发现论文需要进行更深度的实验拓展与理论重构，现阶段成果尚不成熟”。

② 阶段 4 的撤稿要点（录用后终稿前）

  • 许多会议在发出录用通知（Notification）后，程序委员会已经完成了 Session 分配和册卷规划；

  • 此时撤稿属于“突发性违约”。如果作者是因为“文章想改投更高分的顶会”而撤稿，这是极其违背学术契约精神的行为；

  • 若确实因经费短缺、人员变故等无法参会，需诚恳向主席致歉，并明确声明“放弃本次发表机会，申请正式退出论文集编排”。

3. 撤稿申请的两大前置法定要素

在正式向会议系统或大会主席递交撤稿申请前，必须完成以下两项前置合规准备：

要素一：全体共同作者的书面一致同意（Co-Authors' Written Consent）

  • 国际学术论文是所有署名作者的共同智力资产。第一作者或通讯作者单方面撤稿属于违规越权；

  • 在向组委会发信前，必须在课题组内部召开会议或进行邮件确认，确保从第一作者到最后一位作者（包括导师、合作单位研究员）均知情并明确表示同意撤稿；

  • 在发送撤稿邮件时，必须将所有作者的机构官方邮箱全部列入抄送（CC）名单中，并在正文中明确声明：“All co-authors have been consulted and mutually agreed on this withdrawal request.（全体作者均已协商并一致同意本次撤稿申请）”。

要素二：正当合理的撤稿理由（Legitimate Justification）

学术机构通常认可的正当撤稿理由包括：

  • 严重技术漏洞：在投后验证中发现了原始代码存在致命 Bug，推翻了核心结论；

  • 实验数据无法复现：关键对比实验数据存在重大瑕疵，需长时间重新采集；

  • 保密审查与知识产权受阻：论文内容涉及未解密的专利资产或企业隐私，未获得法务授权；

  • 作者争议不可调和：作者群体对成果第一单位归属或发明人顺位存在重大法律争议。

4. 标准撤稿申请操作路径与官方中英文邮件模板

撤稿操作应采取“系统操作与官方邮件核备双轨并行”的原则。

① 线上系统规范操作

  1. 登录该会议使用的平台（Microsoft CMT、OpenReview 或 EasyChair）；

  2. 进入 Author Console，定位到该篇手稿；

  3. 查看页面操作列中是否存在 Withdraw 或 Withdraw Submission 按钮；

  4. 若存在按钮，点击并按提示填写撤稿原因，提交后确认手稿状态实时变更为 “Withdrawn”；

  5. 重要补充：即使系统内操作成功，依然强烈建议向大会程序委员会官方邮箱发送一封正式备案邮件，确保闭环。

② 官方撤稿申请邮件标准模板（Formal Withdrawal Email）

  • 收件人：会议官方公布的程序委员会主席邮箱（PC Chairs）或大会秘书处邮箱（Conference Secretariat）；

  • 抄送（CC）：所有共同作者的官方邮箱；

  • 邮件正文标准范例：

Plaintext 
Subject: Formal Withdrawal Request for Paper #[Your Paper ID] - [Conference Acronym 2026]

Dear Program Chairs and Conference Secretariat,

I hope this email finds you well.

We are writing to formally and respectfully request the withdrawal of our manuscript from [Conference Acronym 2026]:
- Paper ID: #[Your Paper ID]
- Paper Title: [Complete Title of Your Paper]
- Authors: [Full Names of All Authors, as listed in the submission]
- Track: [Specific Track or Primary Subject Area, e.g., Machine Learning Track]

[具体原因陈述，选择以下适用的理由段落]:
(理由选项 A - 实验错误):
Upon continuous verification and reproduction experiments, we unfortunately uncovered an unintended fundamental error in our core data preprocessing pipeline. This error substantially impacts the validity of our reported benchmark results. Consequently, we realize the manuscript requires substantial theoretical revisions and comprehensive re-experimentation before it meets the rigorous publication standards of [Conference Acronym 2026].

(理由选项 B - 无法满足参会作报告要求):
Due to unforeseen institutional travel restrictions and severe budgetary constraints, none of the co-authors will be able to attend the conference in person to present this work, as strictly required by the conference author policy. To ensure the presentation slots are preserved for other attendees, we regretfully request to withdraw this paper.

(合规声明 - 必留):
Please note that all co-authors of this manuscript have been thoroughly consulted, are CC’d on this email, and have unanimously agreed to this withdrawal decision.

We sincerely apologize for any inconvenience this request may cause to the Program Committee, Area Chairs, and dedicated peer reviewers who have devoted valuable time to evaluating our work.

We would be deeply grateful if you could kindly confirm the receipt of this request and verify that the manuscript has been formally withdrawn from the system.

Thank you very much for your understanding, guidance, and continuous efforts.

Sincerely,

[Your Full Name] (Corresponding Author / Submitting Author)
On behalf of all co-authors
[Your Current Title / Department]
[Your Affiliation / University Name]
[Your Official Institutional Email]

5. 撤稿全流程风控核查清单（Pre-withdrawal Checklist）

在正式发出撤稿信前，对照下表逐一确认，确保不留下学术道德隐患：

核验项目 核心动作与标准 状态核对
全体作者知情 课题组内部已达成一致，所有共同作者均明确同意撤稿，无单方面撤稿隐患。 [ ] 已确认
邮件全员抄送 撤稿申请邮件中，所有共同作者的机构官方邮箱均已完整加入 CC 抄送栏。 [ ] 已核实
理由客观严谨 撤稿陈述基于技术缺陷、保密合规或客观不可抗力，态度诚恳克制，无情绪化字眼。 [ ] 已核实
系统状态变更 检查投稿系统后台，确认手稿状态已被标记为 Withdrawn，或在系统中留有撤稿记录。 [ ] 已核验
收到官方确认 已正式收到大会主席或秘书处发来的书面确认回复（“Withdrawal confirmed”）。 [ ] 已闭环
未启动新投稿 在收到官方正式确认前，绝对未将手稿上传至任何其他期刊、会议或专刊系统。 [ ] 严格合规

撤稿是学术发表中的正常程序救济手段，但必须严守规则与程序正义。做到“全员一致知情、陈述客观专业、双轨系统备案、等待确认闭环”，作者方能在保障学术严谨性的同时，最大程度维护个人与团队的学术信誉。