EI会议投稿时论文文件如何命名：规范、清晰与专业性的体现

一、首要原则：严格遵守会议官方指南

在讨论任何命名技巧之前，最重要的一条原则是：永远优先遵循会议官方网站上的具体要求。

大多数EI会议都会通过其官方网站或投稿系统（如EasyChair, CMT, ScholarOne等）发布详细的投稿指南（Submission Guidelines）。这些指南中通常会明确说明对提交文件的格式、类型（通常是PDF）以及命名方式的要求。

• 投稿系统自动重命名：很多现代化的在线投稿系统，在您上传文件后，会自动将其重命名为一个基于系统生成的**论文ID（Paper ID 或 Submission ID）**的名称。例如，您的论文在系统中被分配了ID 157，那么无论您上传时文件名是什么，系统后台存储的文件名都可能变成 157.pdf 或类似格式。在这种情况下，您在上传前的文件名相对不那么重要，但一个清晰的本地文件名依然有助于您自己的文件管理。
• 明确的手动命名要求：部分会议，特别是那些通过电子邮件接收稿件的会议，会要求作者按照特定格式手动命名文件。如果会议有此要求，必须严格遵守。任何偏离都可能导致您的稿件处理混乱。

因此，第一步永远是仔细阅读并查找会议官网的说明。

二、通用命名规则与最佳实践

如果在会议官网上没有找到明确的命名规定，您可以遵循以下广为接受的学术界通用命名规则。这些规则旨在让文件名信息丰富且易于识别。

核心要素组合法：

一个好的文件名通常由2-3个核心要素构成，并用下划线 _ 或短横线 - 分隔。避免使用空格、中文或特殊字符（如 &, #, ?），因为这可能在不同的操作系统或软件中导致兼容性问题。

推荐的命名组合：

1. 论文ID + 姓名/关键词 (最常用) 如果在投稿系统注册后立即获得了论文ID，这是最推荐的命名方式。它直接、清晰，便于会议方查找。

   • PaperID_FirstName_LastName.pdf (例如: 157_John_Smith.pdf)
   • PaperID_Keyword.pdf (例如: 157_Machine_Learning.pdf)
   • SubmissionID_Corresponding_Author_Name.pdf (例如: S24-108_Li_Wang.pdf)

2. 通讯作者姓名 + 关键词 在尚未获得论文ID的阶段（例如通过邮件初次联系），或者系统不分配ID时，可以使用此方法。

   • LastName_FirstName_Keyword_ConferenceAcronym_Year.pdf (例如: Smith_John_Machine_Learning_ICML_2025.pdf)
   • Keyword_LastName.pdf (例如: Reinforcement_Learning_Zhang.pdf)

3. 会议简称 + 关键词/作者名 这种方式可以帮助您自己在本地管理为不同会议准备的稿件。

   • ConferenceAcronym_Year_LastName.pdf (例如: ICCIS2025_Chen.pdf)
   • ConferenceAcronym_Keyword.pdf (例如: ICCIS_Network_Security.pdf)

三、不同投稿阶段的命名策略

论文投稿是一个过程，从初稿到终稿，文件名也应有所体现，以避免版本混淆。

• 初稿 (Initial Submission): 可以采用上述通用规则。例如：157_Zhang_San_Initial.pdf 或 Zhang_San_MANUSCRIPT.pdf。

• 修改稿 (Revised Version): 当收到审稿意见并提交修改稿时，在文件名中明确标注“修改”或“回复”是至关重要的。

  • PaperID_LastName_Revised.pdf (例如: 157_Zhang_Revised.pdf)
  • PaperID_Response_to_Reviewers.pdf (这是指您单独撰写的“审稿意见回复信”的文件名)
  • PaperID_LastName_Rev1.pdf (如果有多轮修改，可以用版本号区分)

• 终稿/定稿 (Final Version / Camera-Ready): 当论文被录用后，提交最终用于出版的版本时，文件名应清晰地表明这是最终版。

  • PaperID_LastName_Final.pdf (例如: 157_Zhang_Final.pdf)
  • PaperID_LastName_CameraReady.pdf (Camera-Ready是学术出版中的术语，意为“可直接付印的最终稿”)

四、需要避免的常见错误

• 使用默认文件名：切勿使用如 Microsoft Word - 文档1.pdf 或 未命名.pdf 这样的默认名称。
• 文件名过长或过于复杂：避免将论文的完整标题作为文件名，它太长且不易阅读。
• 使用中文或特殊字符：如前所述，这可能导致技术问题。坚持使用英文字母、数字、下划线和短横线。
• 使用模糊的版本号：避免使用如 论文_最新版.pdf、论文_修改版_最终稿.pdf 这样的模糊描述。v1, v2, rev1, rev2, final 是更清晰的选择。
• 不添加文件扩展名：确保您的文件名以 .pdf 结尾。虽然系统通常会自动识别，但保持完整的文件名是一个好习惯。

结论

为EI会议投稿的论文文件选择一个合适的名称，是展现您作为研究者专业素养的第一步。虽然投稿系统可能会自动处理，但在本地养成一个规范的命名习惯，并在需要手动命名时遵循清晰、一致的规则，将使整个投稿过程更加顺畅。记住，先查会议要求，再用通用规则，并根据投稿阶段调整文件名，您的稿件将给组织者和审稿人留下一个专业、严谨的良好第一印象。