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在学术会议的投稿流程中，虽然大多数现代化的在线投稿系统（如EasyChair, CMT）已不再强制要求提交Cover Letter（投稿信），但在某些特定情况下，一封精心撰写的Cover Letter能显著提升您稿件的专业形象，甚至在边缘情况下起到积极作用。
本文将详细解析何时需要它，以及如何写好它。
首先要明确，大部分情况下，您不需要主动撰写Cover Letter。在线投稿系统中的摘要、关键词和作者信息栏已经取代了它的基本功能。但在以下几种情况，准备一封Cover Letter是必要或非常有益的：
会议明确要求： 一些特定的研讨会（Workshop）、特别议题（Special Session）或某些会议的投稿指南中会明确要求附上Cover Letter。
系统提供可选框： 部分投稿系统会提供一个名为“Cover Letter”或“Comments to the Program Chair”（给程序主席的留言）的可选文本框，此时可以利用这个机会。
特殊情况沟通： 当您需要就某些特殊情况（如申请延迟提交、说明研究的跨学科性质等）与会议主席进行直接沟通时。
直接邮件投稿： 极少数情况下，一些小型会议可能仍接受通过邮件直接投稿，此时Cover Letter便是您的邮件正文。
一封专业的Cover Letter应该像一篇微型论文，简洁、清晰、直击要点。其结构通常包括：
1. 联络信息 (Contact Information):
您的信息： 位于信件顶部，包括您的姓名、所属机构、地址和电子邮件。
收件人信息： 日期下方，包括会议主席的姓名和头衔（如果知道的话）、会议的全称。如果不知道具体姓名，可以使用“Dear [会议全称] Program Committee,”。
2. 开场白 (Opening Paragraph): 表明意图
直接、清晰地陈述您写此信的目的——即提交论文以供审阅。
提及论文的完整标题和您所投递的会议名称。
3. 主体段落 (Body Paragraphs): 突出亮点与匹配度
研究简介（1-2句）： 简要概括您的研究解决了什么问题，以及您采用了什么方法。
核心贡献（1-2句）： 这是最重要的部分。明确指出您研究的主要发现、创新点或最重要的贡献。不要只是重复摘要的内容，要用更具吸引力的方式进行提炼。
会议匹配度（1-2句）： 解释为什么您的这篇论文非常适合在这个会议上发表。可以提及会议的某个特定主题（Scope/Topic）、某位主讲嘉宾（Keynote Speaker）的研究方向与您的工作相关等。这表明您对会议有深入了解，而非盲目投稿。
4. 结尾段落 (Concluding Paragraph): 学术诚信声明
重申您对在本次会议上发表研究成果的兴趣。
做出必要的学术诚信声明，例如：“我们在此确认，该稿件为原创研究，未曾公开发表，也未在其他任何会议或期刊的审阅过程中。”
确认所有署名作者都已阅读并同意投稿。
5. 落款 (Closing):
使用专业的结尾敬语，如“Sincerely,”或“Best regards,”。
附上您的全名和所属机构。
[您的姓名]
[您的职位/头衔]
[您的大学/机构名称]
[您的地址]
[您的Email]
[您的电话]
[日期]
Dear Professor [会议主席的姓氏] / Dear [会议全称] Program Committee,
**Subject: Submission of the manuscript, "[您的论文完整标题]"**
We are writing to submit our manuscript titled, "[您的论文完整标题]," for consideration for presentation at the [会议完整全称], to be held in [会议地点], from [会议开始日期] to [会议结束日期].
Our research addresses the critical issue of [简要描述您研究解决的问题领域]. In this paper, we propose a novel method, [简要提及您的方法或模型], to tackle this challenge. Our key contribution is the demonstration that [用一句话概括您最核心的发现或成果], which represents a significant improvement over existing approaches.
We believe that our work is an excellent fit for [会议简称]. In particular, it aligns perfectly with the conference's focus on [提及会议的某个主题，例如 "Human-Computer Interaction" 或 "Advanced Materials"] and will be of great interest to the attendees of your [提及相关的分会场或议题，例如 "Session on AI Ethics"] .
We confirm that this manuscript is our original work, has not been published before, and is not currently under consideration for publication elsewhere. All authors have read and approved the manuscript and its submission to your esteemed conference.
Thank you for your time and consideration. We look forward to hearing from you.
Sincerely,
[您的手写签名（如果是纸质版）]
[您的打印姓名]
[您的职位/头衔]
[您的大学/机构名称]
Do / 要做：
简洁至上： 整封信最好不要超过一页A4纸的长度。
专业严谨： 仔细检查语法、拼写和标点错误。
高度定制： 每一封Cover Letter都应根据所投会议的特点进行微调，尤其是“匹配度”部分。
突出重点： 清晰传达您的核心贡献。
Don't / 不要：
重复摘要： Cover Letter是对摘要的提炼和补充，而不是复制。
过度谦卑或夸大： 使用自信、客观的语言，避免“我们认为这可能是…”或“这是颠覆性的…”等表述。
信息不全： 确保所有必要信息都已包含。
遵循以上指南，您就能轻松完成一封专业、得体的Cover Letter，为您的学术投稿加分。
在学术会议的投稿流程中，虽然大多数现代化的在线投稿系统（如EasyChair, CMT）已不再强制要求提交Cover Letter（投稿信），但在某些特定情况下，一封精心撰写的Cover Letter能显著提升您稿件的专业形象，甚至在边缘情况下起到积极作用。
本文将详细解析何时需要它，以及如何写好它。
首先要明确，大部分情况下，您不需要主动撰写Cover Letter。在线投稿系统中的摘要、关键词和作者信息栏已经取代了它的基本功能。但在以下几种情况，准备一封Cover Letter是必要或非常有益的：
会议明确要求： 一些特定的研讨会（Workshop）、特别议题（Special Session）或某些会议的投稿指南中会明确要求附上Cover Letter。
系统提供可选框： 部分投稿系统会提供一个名为“Cover Letter”或“Comments to the Program Chair”（给程序主席的留言）的可选文本框，此时可以利用这个机会。
特殊情况沟通： 当您需要就某些特殊情况（如申请延迟提交、说明研究的跨学科性质等）与会议主席进行直接沟通时。
直接邮件投稿： 极少数情况下，一些小型会议可能仍接受通过邮件直接投稿，此时Cover Letter便是您的邮件正文。
一封专业的Cover Letter应该像一篇微型论文，简洁、清晰、直击要点。其结构通常包括：
1. 联络信息 (Contact Information):
您的信息： 位于信件顶部，包括您的姓名、所属机构、地址和电子邮件。
收件人信息： 日期下方，包括会议主席的姓名和头衔（如果知道的话）、会议的全称。如果不知道具体姓名，可以使用“Dear [会议全称] Program Committee,”。
2. 开场白 (Opening Paragraph): 表明意图
直接、清晰地陈述您写此信的目的——即提交论文以供审阅。
提及论文的完整标题和您所投递的会议名称。
3. 主体段落 (Body Paragraphs): 突出亮点与匹配度
研究简介（1-2句）： 简要概括您的研究解决了什么问题，以及您采用了什么方法。
核心贡献（1-2句）： 这是最重要的部分。明确指出您研究的主要发现、创新点或最重要的贡献。不要只是重复摘要的内容，要用更具吸引力的方式进行提炼。
会议匹配度（1-2句）： 解释为什么您的这篇论文非常适合在这个会议上发表。可以提及会议的某个特定主题（Scope/Topic）、某位主讲嘉宾（Keynote Speaker）的研究方向与您的工作相关等。这表明您对会议有深入了解，而非盲目投稿。
4. 结尾段落 (Concluding Paragraph): 学术诚信声明
重申您对在本次会议上发表研究成果的兴趣。
做出必要的学术诚信声明，例如：“我们在此确认，该稿件为原创研究，未曾公开发表，也未在其他任何会议或期刊的审阅过程中。”
确认所有署名作者都已阅读并同意投稿。
5. 落款 (Closing):
使用专业的结尾敬语，如“Sincerely,”或“Best regards,”。
附上您的全名和所属机构。
[您的姓名]
[您的职位/头衔]
[您的大学/机构名称]
[您的地址]
[您的Email]
[您的电话]
[日期]
Dear Professor [会议主席的姓氏] / Dear [会议全称] Program Committee,
**Subject: Submission of the manuscript, "[您的论文完整标题]"**
We are writing to submit our manuscript titled, "[您的论文完整标题]," for consideration for presentation at the [会议完整全称], to be held in [会议地点], from [会议开始日期] to [会议结束日期].
Our research addresses the critical issue of [简要描述您研究解决的问题领域]. In this paper, we propose a novel method, [简要提及您的方法或模型], to tackle this challenge. Our key contribution is the demonstration that [用一句话概括您最核心的发现或成果], which represents a significant improvement over existing approaches.
We believe that our work is an excellent fit for [会议简称]. In particular, it aligns perfectly with the conference's focus on [提及会议的某个主题，例如 "Human-Computer Interaction" 或 "Advanced Materials"] and will be of great interest to the attendees of your [提及相关的分会场或议题，例如 "Session on AI Ethics"] .
We confirm that this manuscript is our original work, has not been published before, and is not currently under consideration for publication elsewhere. All authors have read and approved the manuscript and its submission to your esteemed conference.
Thank you for your time and consideration. We look forward to hearing from you.
Sincerely,
[您的手写签名（如果是纸质版）]
[您的打印姓名]
[您的职位/头衔]
[您的大学/机构名称]
Do / 要做：
简洁至上： 整封信最好不要超过一页A4纸的长度。
专业严谨： 仔细检查语法、拼写和标点错误。
高度定制： 每一封Cover Letter都应根据所投会议的特点进行微调，尤其是“匹配度”部分。
突出重点： 清晰传达您的核心贡献。
Don't / 不要：
重复摘要： Cover Letter是对摘要的提炼和补充，而不是复制。
过度谦卑或夸大： 使用自信、客观的语言，避免“我们认为这可能是…”或“这是颠覆性的…”等表述。
信息不全： 确保所有必要信息都已包含。
遵循以上指南，您就能轻松完成一封专业、得体的Cover Letter，为您的学术投稿加分。
