最终定稿(Camera-Ready)全指南：格式排版、IEEE PDF eXpress校验与版权签署

收到 "Notification of Acceptance" 是值得庆祝的时刻，但这并不意味着你已经安全了。 在学术界，从录用到见刊，中间还横亘着一道严苛的关卡 —— 终稿提交 (Camera-Ready Submission)。

什么是 Camera-Ready？ 在旧印刷时代，这意味着稿件已经排版完美，可以直接放在制版照相机下拍照制版。 在数字时代，它意味着：你的 PDF 必须符合出版社（IEEE, Springer, ACM）极其严格的元数据标准。 任何字体未嵌入、页边距错误或图片模糊，都会导致系统报错，甚至导致论文被剔除。

以下是 2026年 标准的终稿通关指南。

第一步：格式清洗 (Formatting) —— 像素级的较真

在初稿（Review Version）阶段，审稿人可能容忍你的排版瑕疵。但在终稿阶段，零容忍。

1. 恢复作者信息 (De-anonymization)

如果是双盲审稿，初稿中你隐藏了名字。现在，请把 Author Name, Affiliation, Email 全部加回去。

• 注意：作者顺序必须与投稿系统（CMT/EasyChair）里填写的完全一致。严禁私自增减作者！

2. 字体嵌入 (Font Embedding)

这是 90% 的新手会卡住的地方。

• 规则：所有字体（包括图表里的文字）必须嵌入 PDF。严禁使用 Type 3 (Bitmap) 字体。
• 检查方法：打开 PDF -> 文件 -> 属性 -> 字体。确认每一个字体后面都写着 (Embedded Subset)。
• 解决方案：
• Word：文件 -> 选项 -> 保存 -> 勾选 “将字体嵌入文件”。
• Visio/PPT画图：导出图片时选择 PDF 或高保真格式，不要直接截图。

3. 图片精度 (Image Quality)

• 所有位图（Bitmap）分辨率必须 ≥ 300 dpi。
• 严禁直接在 Word 里拉伸模糊的截图。如果图片模糊，印刷出来会是一团马赛克，会被编辑打回。

第二步：PDF eXpress 校验 —— IEEE 会议的噩梦

如果你投的是 IEEE 会议（如 ICCAR, ICCCS），你必须通过 IEEE PDF eXpress 系统的校验。这是一个强制性的步骤。

操作流程：

1. 获取 Conference ID：录用邮件里会提供，如 61234X。
2. 注册账号：访问 IEEE PDF eXpress 官网，用 Conference ID + 邮箱注册新号（不要用去年的号）。
3. 上传文件：
• 这里的逻辑是：你上传 Word/PDF -> 系统在后台转换/检查 -> 系统发邮件给你一个“合格的 PDF”。
• 即使你已经生成了 PDF，也建议上传 Word 源文件 让系统重新转换，这样通过率最高。
4. 下载认证版 PDF：
• 你会收到一封邮件，里面包含一个经过认证的 PDF 文件。这个文件的属性里通常带有 "Certified by IEEE PDF eXpress" 的标记。
• 必须把这个文件下载下来，用于最终提交。千万不要改名或重新保存！

第三步：签署版权 (Copyright Transfer) —— 法律手续

出版社需要拥有版权才能合法售卖你的论文。

eCF (Electronic Copyright Form) 流程：

1. 入口：通常在投稿系统（CMT/EasyChair）的 "Submission" 页面会有 "Copyright" 链接，或者你会收到一封来自 [email protected] 的邮件。
2. 向导式填写：
• Step 1 Confirm: 确认论文题目和作者没错。
• Step 2 Select: 选择版权类型。
• 一般选 "IEEE General Copyright"（普通版权）。
• 如果你是欧盟/美国政府雇员，选对应的选项。
• Step 3 Sign: 输入你的名字（电子签名）。
3. 下载凭证：签署完成后，下载生成的 PDF 版权协议书。这个文件也需要上传到系统里。

第四步：最终上传 (Final Upload)

回到投稿系统（CMT/EasyChair），找到 "Camera-Ready Submission" 或 "Final Manuscript" 模块。

通常需要上传三个文件：

1. Final PDF：通过 PDF eXpress 校验过的那个文件。
2. Source File：Word (.doc/.docx) 或 LaTeX (.zip) 源文件。
3. Copyright PDF：刚才签好的协议书。

总结：终稿检查清单 (Checklist)

在点击最后的 "Submit" 之前，请最后核对一遍：

• [ ] 作者信息：名字拼写、单位、顺序是否与系统一致？
• [ ] 页数限制：是否超过了会议规定的页数（通常 4-6 页）？如果超页，是否缴纳了超页费？
• [ ] 页眉页脚：是否按要求清除了页码（出版社统一编页码）或添加了会议 Header？
• [ ] PDF 校验：是否使用的是 PDF eXpress 返回的那个文件？
• [ ] 引用格式：参考文献是否符合 IEEE/APA 标准格式？

Camera-Ready 是论文发表的“临门一脚”。 请务必像对待你的实验数据一样，严谨对待每一个标点和像素。