论文收到 IEEE 国际学术会议的录用通知（Acceptance Letter）后，除了修改 Camera-Ready 终稿和缴纳注册费，另一项关乎文章能否按期出版进 IEEE Xplore 电子库的硬性任务，就是签署 IEEE 电子版权转让协议（IEEE Electronic Copyright Form，简称 eCF）。

未在规定截止日期前完成 eCF 签署的论文，将被 IEEE 出版部门直接从本次会议的论文集中剔除。其实整个在线签署过程只需 5 到 10 分钟，本文将为您手把手拆解详细的操作步骤。

IEEE Electronic Copyright Form (eCF) 在线电子版权转让协议全流程五步签署指南

第一步：获取 eCF 专属签署入口

IEEE 的电子版权签署不是在公开页面随意填写的，必须通过带有唯一身份凭证的专属链接进入：

  1. 方式 A（投稿系统直达）：如果会议使用的是 CMT、EDAS 或 EasyChair，进入作者控制台（Author Console），在对应录用论文的下方或操作栏，会直接出现 “Submit IEEE Copyright Form” 或 “Sign eCF” 按钮，点击即可自动带入论文元数据跳转至 IEEE 官方网关。

  2. 方式 B（组委会邮件通知）：部分会议组委会会在录用后单独发送一封标题含有 IEEE Copyright Transfer for Paper #[ID] 的邮件，点击邮件中的专用 URL 进入系统。

注意：进入页面后，右上角通常支持切换多语言（如 English、简体中文）。为保证信息无歧义，建议优先使用默认的 English 界面。

第二步：核对论文基础元数据（Paper Information）

系统首页（Introduction）会明确列出当前文章的核心信息，包括：

  • Publication Title：所属会议名称全称。

  • Article Title：论文英文标题。

  • Author(s)：作者列表。

  • Article Source / Identifier：论文 ID。

核心注意事项：请务必仔细核对这里的标题与作者拼写/排序是否与您最终准备上传的 Camera-Ready 终稿完全一致。如果有修改，应先联系会议组委会更新系统后台数据后再行签署，切勿在信息错误的情况下强行签字。确认无误后，点击底部的 “Next”。

第三步：选择版权归属与雇佣状态（Copyright Ownership）

这一步是很多新手最容易纠结的环节。系统会通过单选题来界定这篇论文的知识产权由谁拥有：

  • 常规高校与科研院所作者（最普遍情况）：

    通常选择第一项：“This work was written in connection with the author's employment and/or the author has been authorized by their employer to transfer the copyright...”（受雇于机构创作，且已被授权转让版权）。国内绝大多数高校师生、普通企事业单位研发人员均属于此类。

  • 政府或官方机构雇员（特殊通道）：

    • 若作者受雇于美国政府（US Government Employee），工作成果属于公有领域（Public Domain），需勾选对应的政府选项。

    • 若作者受雇于英国、加拿大或澳大利亚等英联邦政府（Crown Copyright），需勾选对应的 Crown 选项。

    • 若受雇于欧盟机构（European Union），选择对应 EU 条款。

对于绝大部分国内高校作者，按第一项个人/单位雇佣通道勾选并点击 “Next” 即可。

第四步：确认授权条款与电子签名（Typing Signature）

接下来系统会展示完整的《IEEE Copyright Transfer Agreement》法律条款，主要明确 IEEE 获得排他性出版发行权，同时保留作者在教学、个人主页归档及后续衍生研究中的合法自用权利。

翻到页面最下方，来到实质签署区域：

  1. Signature（签名）：在此输入签署人的法定英文拼写（如 San Zhang）。在电子版权协议中，键入真实姓名拼写即具备完整法律效力，无需手写板画签名。

  2. Title（头衔/身份）：填写身份，如 Author、Graduate Student 或 Professor。

  3. Date（日期）：系统通常会自动锁定当前签署日期（UTC 时间）。

  4. 代理签署确认：由其中一位作者（通常是第一作者或通信作者）代表全体作者签署即可，勾选确认代表全体署名人知晓并同意该条款。

全部确认后，点击 “Confirm”（确认提交）。

第五步：下载并留存 PDF 确认单（Download Receipt）

提交完成后，页面会跳转至 Completion / Thank You 界面：

  1. 下载回执：界面正中央会提供一个 “Download the IEEE Copyright Form” 或 “Download PDF” 按钮。必须第一时间将该 PDF 保存到本地电脑。

  2. 检查系统状态：

    • 如果通过 CMT/EDAS 自动跳转，返回投稿系统刷新页面，通常会看到 Copyright 状态已由未签署的红色警告变为绿色的 “Completed”。

    • 如果会议要求手动提交凭证，请将下载好的 PDF 按照组委会命名规则（如 PaperID_Copyright.pdf）回传至指定的投递窗口。

四、 避坑指南

  1. 一名作者代表即可：不需要每位作者都分别登录系统签一遍，由第一作者（First Author）或通讯作者（Corresponding Author）代表整个研究团队签署一次即可。

  2. 严防死线脱节：eCF 的开放周期通常与 Camera-Ready 截止日期同步。在截止日前几天就要完成，避免遇到海外服务器维护或网络延迟导致无法提交。

  3. 已签协议需修改怎么办：如果在签完 eCF 后发现论文标题或作者排位有必须更正的重大错误，普通作者无法自行在系统内撤回重签。必须立刻联系会议出版主席（Publication Chair）或发邮件至 IEEE 官方知识产权团队（[email protected]），说明 Paper ID 并申请后台重置权限。